Van Top tot Schoon V.O.F. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Van Top tot Schoon V.O.F.
Vestigingsadres: [in te vullen na KvK-inschrijving]
KvK-nummer: [in te vullen na KvK-inschrijving]
E-mail: contact@vantoptotschoon.nl
Telefoon: 06 12382228

Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact met ons en de dienstverlening kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam;

• bedrijfsnaam, indien van toepassing;

• adres- en plaatsgegevens;

• e-mailadres;

• telefoonnummer;

• factuur- en betaalgegevens;

• de door u gekozen dienst;

• informatie die u verstrekt over de situatie en de gewenste werkzaamheden;

• correspondentie via e-mail, telefoon en WhatsApp;

• foto's en video's die u aan ons verstrekt voor de beoordeling van een aanvraag of opdracht;

• foto's en video's die wij vóór, tijdens of na werkzaamheden maken;

• overige persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt en die noodzakelijk zijn voor de aanvraag of uitvoering van de opdracht.

Wij vragen u om geen medische gegevens, identiteitsdocumenten, BSN, bankgegevens of andere gevoelige persoonsgegevens met ons te delen wanneer deze niet noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening.

3. Contactformulier en aanvragen

Wanneer u via onze website een aanvraag doet, kunnen wij uw naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, plaatsnaam, gekozen dienst en uw omschrijving van de situatie verwerken.

Wij gebruiken deze gegevens om uw aanvraag te behandelen, contact met u op te nemen, de situatie te beoordelen en eventueel een offerte op te stellen.

De verwerking vindt plaats omdat dit noodzakelijk kan zijn om op uw verzoek stappen te nemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst.

4. Foto's en video's voor beoordeling en offertes

Voor specialistische woningreiniging is het vaak noodzakelijk om vooraf een goed beeld te krijgen van de situatie. Wij kunnen u daarom vragen foto's of video's van de woning of betreffende ruimtes aan ons te sturen, bijvoorbeeld via e-mail of WhatsApp.

Wij gebruiken dit beeldmateriaal uitsluitend voor doeleinden die verband houden met de aanvraag of opdracht, zoals het beoordelen van de situatie, bepalen van de benodigde werkzaamheden, voorbereiden van de opdracht en opstellen van een offerte.

Wij verzoeken u om personen, identiteitsdocumenten, medische informatie, financiële gegevens en andere niet-relevante persoonsgegevens zo veel mogelijk buiten beeld te houden.

5. Foto's vóór en na werkzaamheden

Van Top tot Schoon kan vóór, tijdens en na de uitvoering van werkzaamheden foto's en, indien nodig, video's maken van de betreffende ruimtes en/of goederen.

Dit doen wij onder andere om:

• de staat van de woning of ruimte vóór aanvang vast te leggen;

• reeds aanwezige beschadigingen vast te leggen;

• de uitgevoerde werkzaamheden en het resultaat vast te leggen;

• eventuele klachten of discussies over het resultaat te kunnen beoordelen;

• ons en de opdrachtgever te beschermen bij mogelijke geschillen over schade, vermissing of aansprakelijkheid.

Wij beperken het beeldmateriaal zo veel mogelijk tot wat voor deze doeleinden noodzakelijk is en proberen vertrouwelijke of niet-relevante persoonsgegevens buiten beeld te houden.

Voor deze verwerking kunnen wij ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang bij een zorgvuldige bedrijfsvoering, bewijsvoering en het kunnen vaststellen, uitoefenen of verdedigen van onze rechten. Daarbij houden wij rekening met de privacybelangen van betrokkenen.

Relevante vóór- en nafoto's kunnen na afronding van de werkzaamheden tevens aan de opdrachtgever worden verstrekt.

6. Foto's en video's voor website en sociale media

Beeldmateriaal dat voor de uitvoering of vastlegging van een opdracht is gemaakt, wordt niet automatisch voor reclame of sociale media gebruikt.

Wanneer wij foto's of video's voor promotionele doeleinden willen gebruiken, vragen wij hiervoor afzonderlijk toestemming.

Wij kunnen eerst vragen of u er in beginsel mee instemt dat beeldmateriaal voor bijvoorbeeld onze website of socialmediakanalen wordt gebruikt. Vervolgens kunnen wij de specifieke foto's of video's die wij daadwerkelijk willen publiceren aan u voorleggen. Wij publiceren deze beelden pas nadat u met het gebruik van die specifieke beelden heeft ingestemd.

Het geven van toestemming is geheel vrijwillig en heeft geen invloed op onze dienstverlening.

U kunt een gegeven toestemming op ieder moment voor toekomstig gebruik intrekken door contact met ons op te nemen. Het intrekken van toestemming maakt het gebruik dat vóór de intrekking rechtmatig heeft plaatsgevonden niet met terugwerkende kracht onrechtmatig.

Ook wanneer toestemming is gegeven, proberen wij persoonsgegevens en onnodig herkenbare privé-informatie zo veel mogelijk buiten beeld te houden.

7. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken voor onder andere:

• het beantwoorden van vragen en aanvragen;

• het beoordelen van een situatie;

• het maken en versturen van offertes;

• het plannen, voorbereiden en uitvoeren van werkzaamheden;

• communicatie met klanten en opdrachtgevers;

• het vastleggen van de toestand en het resultaat van werkzaamheden;

• het opstellen en versturen van facturen;

• het verwerken van betalingen;

• het voeren van onze financiële en fiscale administratie;

• het behandelen van klachten;

• het voorkomen en afhandelen van geschillen, schadeclaims en aansprakelijkheidskwesties;

• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;

• promotionele doeleinden wanneer daarvoor toestemming is vereist en verkregen.

8. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst of stappen voorafgaand aan een overeenkomst
Bijvoorbeeld wanneer u een offerte aanvraagt, wij contact met u onderhouden over de werkzaamheden of een opdracht uitvoeren.

Wettelijke verplichting
Bijvoorbeeld wanneer wij bepaalde financiële gegevens moeten bewaren voor onze administratie en belastingverplichtingen.

Gerechtvaardigd belang
Bijvoorbeeld voor het vastleggen van de toestand van een woning vóór en na werkzaamheden, het behandelen van klachten en het beschermen van onze positie bij schade, vermissing, aansprakelijkheid of andere geschillen. Wij wegen daarbij ons belang af tegen de privacybelangen van betrokkenen.

Toestemming
Bijvoorbeeld wanneer wij beeldmateriaal voor promotionele doeleinden willen publiceren en toestemming daarvoor noodzakelijk is.

9. Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Door de aard van onze werkzaamheden kunnen wij terechtkomen in woningen waarin gevoelige informatie aanwezig is. Ook kan een opdrachtgever dergelijke informatie uit eigen beweging aan ons verstrekken.

Wij vragen niet actief om medische gegevens of andere bijzondere persoonsgegevens wanneer deze niet noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening.

Wanneer dergelijke gegevens onbedoeld zichtbaar zijn op ontvangen of gemaakte foto's of video's, proberen wij de verwerking daarvan zo veel mogelijk te beperken.

10. Met wie kunnen wij persoonsgegevens delen?

Wij verstrekken persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering, dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Daarbij kunnen gegevens worden verwerkt of gedeeld met bijvoorbeeld:

• onze website- en e-mailprovider;

• WhatsApp/Meta wanneer u via WhatsApp met ons communiceert;

• ons boekhoudprogramma;

• onze boekhouder of administrateur;

• onze bank en/of betaaldienstverlener;

• IT- of andere dienstverleners die voor ons persoonsgegevens verwerken;

• overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wanneer een externe partij in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar vereist passende afspraken over de bescherming daarvan.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden.

11. WhatsApp en e-mail

U kunt met Van Top tot Schoon communiceren via e-mail en WhatsApp Business. Wanneer u WhatsApp gebruikt, worden gegevens ook verwerkt door de aanbieder van WhatsApp.

Wij adviseren om via WhatsApp of e-mail geen gevoelige documenten of persoonsgegevens te versturen die voor de dienstverlening niet noodzakelijk zijn.

16. Klacht indienen

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op, zodat wij kunnen proberen het probleem op te lossen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy.

12. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een andere gerechtvaardigde reden een langere bewaartermijn vereist.

Wij hanteren in beginsel de volgende termijnen:

• gegevens en beeldmateriaal van een aanvraag die niet tot een opdracht leidt: maximaal 3 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij langer bewaren noodzakelijk is;

• foto’s en video’s die onderdeel zijn van de vastlegging vóór, tijdens en na een uitgevoerde opdracht: in beginsel maximaal 3 maanden na afronding van de opdracht en volledige betaling. Wanneer deze gegevens langer noodzakelijk zijn voor bijvoorbeeld een klacht, schadeclaim, geschil of andere gerechtvaardigde reden, worden deze bewaard zolang dit noodzakelijk is;

• gegevens die noodzakelijk zijn voor een lopende klacht, schadeclaim, aansprakelijkstelling of ander geschil: zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor de behandeling daarvan en de bescherming van onze rechtspositie;

• financiële en fiscale administratie: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn, in beginsel 7 jaar voor gegevens waarvoor de fiscale bewaarplicht geldt;

• toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal: zolang dat nodig is om te kunnen aantonen dat toestemming is gegeven en het betreffende materiaal wordt gebruikt.

Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

13. Cookies en website

Onze website wordt gehost en beheerd via Hostinger.

Wij maken op dit moment geen gebruik van ingeschakelde marketing- of analysetracking voor advertentiedoeleinden. Wanneer wij in de toekomst niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken gaan gebruiken waarvoor toestemming vereist is, vragen wij hiervoor vooraf toestemming via onze cookie-instellingen.

Noodzakelijke technieken kunnen worden gebruikt om de website goed en veilig te laten functioneren.

14. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking, wijziging of ander onrechtmatig gebruik.

Toegang tot persoonsgegevens wordt zo veel mogelijk beperkt tot personen en dienstverleners die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

15. Uw privacyrechten

U heeft, afhankelijk van de situatie, verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U kunt ons onder andere verzoeken om:

• inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;

• correctie van onjuiste persoonsgegevens;

• verwijdering van persoonsgegevens;

• beperking van de verwerking;

• overdracht van uw gegevens, wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;

• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;

• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Een verzoek kunt u sturen naar contact@vantoptotschoon.nl.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek. Wanneer dit vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken noodzakelijk is, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd.

Wij kunnen u vragen aanvullende informatie te verstrekken wanneer dit noodzakelijk is om uw identiteit vast te stellen.